Las reuniones son lo peor. Esto es lo que puede hacer al respecto

Permítanme decirles algo sobre el mejor trabajo que he tenido: todos realmente se querían; la oficina se llevaba muy bien; había camaradería, respeto por el trabajo de los demás, pensamiento colaborativo e incluso tiempo para divertirse.para tener buenas ideas.

Las reuniones también apestaron totalmente.

¿Por qué? Debido a las seis u ocho personas en esa habitación, todavía había esos gente. Ahí está el tipo que no deja de hacer juegos de palabras. El tipo que nunca trae una buena idea. La dama que usa el tiempo para hablar de sí misma. Y el líder demasiado tímido para controlar esa mierda, por lo que las conversaciones improductivasa veces duraba de dos a tres horas.

No es de extrañar entonces escuchar Harvard Business Review ha determinado las reuniones nunca deben involucrar a más de cinco a ocho personas, porque en ese número es logísticamente imposible ser productivo. Pero limitar el tamaño de la reunión tampoco es la solución que parece. Todavía estás lidiando con personas - y las personas, sin importar el número, deben ser controladas.

Hay que reconocer que las reuniones son un tema muy poco atractivo. Dios sabe que hemos intentado hacer que esto sea sexy. Gracias a las nuevas empresas tecnológicas y su obsesión por la disrupción, hay una serie de empresas que, bendito sea, hacen todo lo posible para hacerreuniones "divertidas" haciendo cosas extravagantes para que esas sesiones de grupo realmente funcionen. Ejemplos : ¡Deje que los empleados coloreen durante las reuniones! ¡Lleve la reunión a una cancha de baloncesto y celebre la reunión mientras juega al aro! ¡Haga que cualquiera que llegue tarde a la reunión cante el himno nacional! Cablee la sala de reuniones para apagar las luces en exactamente 30 minutos, ¡no importa quién hable! ¡La última persona que hable cuando se suponía que la reunión debía terminar tiene que hacer 50 flexiones! encajar .

Pero los expertos dicen que esto no es realmente necesario para llevar a cabo una buena reunión, o incluso asistir a una sin querer lobotomizarse. Estos son sus consejos ...

No se trata de cuántas personas ni cuánto tiempo

"No se trata de acortar las reuniones, sino de hacer que valgan la pena", Lisa Barrington, asesora de empleo y directora ejecutiva de Entrenamiento de Barrington , me escribe por correo electrónico. “Las reuniones dirigidas por hombres y mujeres por igual salen mal cuando las personas usan las reuniones para avanzar en su propia agenda, cuando no hay pautas o acuerdos sobre el propósito de las reuniones, cuando las personas vienen sinoportunidad avanzada para revisar materiales en profundidad y cuando los equipos incoherentes se involucran en un comportamiento disfuncional ”.

Entonces, ¿cómo lo solucionamos?

Date cuenta de que las reuniones no son el problema

El principal problema de las reuniones no son las reuniones, son las personas.

Sí, las reuniones desperdician un extraordinario cantidad de tiempo y dinero - $ 37 mil millones anuales en costos, y alrededor del 15 por ciento del tiempo de una empresa. La gente gasta, en promedio, aproximadamente cinco horas a la semana en reuniones , y luego otros cuatro y preparación de cambios para esas reuniones.

Pero en realidad son las personas en la sala las que se interponen. En cualquier reunión, unas pocas personas selectas en realidad están dando una buena reunión. Esto significa que son eficientes, comprenden el propósito de la reunión, vienen preparados, contribuyenSignificativamente, vaya al grano y luego apártese para que la reunión pueda avanzar.

Sin embargo, ¿cómo hacemos que aquellos que dan una mala reunión actúen correctamente?

Responda esta pregunta

La cantidad de personas que se necesitan en una reunión depende del punto de la reunión. Si se trata de una reunión de todo el personal para anunciar un gran cambio, obviamente todos deben estar allí. Como en la vida, solo necesitamos una razón. Eso parece obvioy simple, pero no lo es. Es por eso que Deborah Ostreicher, directora ejecutiva de Distinguished Communications, dice que "nunca debe convocar una reunión a menos que sepa cuál es el objetivo. Sea claro con los invitados sobre lo que hay para ellos. Definir el objetivoy parámetros de la reunión al inicio de la reunión ”.

De esta manera, no puede seguir estas tangentes profundamente irritantes que molestan a todos. “La planificación estratégica, la toma de decisiones y la exploración deben ocurrir en una reunión diseñada precisamente para ese propósito”, dice Barrington. “La cadencia de la reunión debe alinearse con el tema."

Entonces, si se encuentra en una reunión y no sabe por qué está allí, intente esta pregunta mágica: "Pregunte, '¿Puede decirme lo que estoy escuchando aquí?'", Aconseja Carisa Miklusak, profesoraexperto y director ejecutivo del sitio de contratación tilr . “Dado que los resultados deseados de estas reuniones varían tanto como las respuestas que recibo, puedo llevar rápidamente la conversación hacia el siguiente paso deseado. Esta pregunta también anima a la persona con la que me estoy reuniendo a mantener el rumbohacia la resolución que buscan ".

Por supuesto, seguirá teniendo algunos alborotadores, pero también hay una solución para eso. Kerry Wekelo, director de recursos humanos durante 13 años que ahora es consultor en Actualizar consultoría , dice que usan las tres P: pausa , a pivote , a posibilidades positivas .

Si las cosas se calientan o se desvían, simplemente haga una pausa para tomar un respiro y asegúrese de haber escuchado a alguien. Luego, “salga del ciclo de enojo, negativo o culpas”, dice.un punto de vista en tercera persona. Esto puede ayudarlo a comprender mejor la situación en cuestión ". Finalmente," explore una variedad de posibilidades positivas ", lo que, según ella, eliminará las vibraciones negativas residuales en la habitación.

A veces, las peores personas en la reunión son sus superiores

Si todo se echa a perder, un buen líder de reuniones, como dice Ostreicher, “tendrá el coraje de volver a encarrilarse si se desvía de la meta”. Pero, ¿y si esa persona es su jefe?

Las razones por las que las reuniones nos ponen a la mayoría de nosotros en un agujero K existencial es que, literalmente, carecemos del poder para cancelarlas u optar por no participar, y no hay forma de tomar el control de la reunión y obligarla a resolver.

Hablar de esto con su superior depende de dos cosas: ¿con qué frecuencia sucede y cómo es el ego del jefe?

“Si es sistémico, y esto siempre sucede, puede acercarse al jefe con anticipación y pedirle la oportunidad de facilitar la reunión”, dice ella. “O facilitar reuniones sobre este tema. Algo así. Si hay unaproblema del ego, es una buena idea decir: "De esta manera puedo encargarme de estos aspectos prácticos y tú puedes sentarte como líder estratégico y ejecutivo". Solo asegúrate de darles crédito.-sobre la visión y los objetivos de esta reunión o tema ', pero aún asume el liderazgo en esa reunión ”.

Si no está lidiando con el ego, dice Ostreicher, el jefe en realidad puede estar agradecido. “Pueden decir: 'Sí, por favor, tómalo, es tuyo'.en una dirección que no es lo que querían ".

Barrington dice que otra idea es que si los temas fuera del tema siguen resurgiendo, “ofrezca al grupo que le agradaría programar una reunión separada para profundizar en ese tema con el enfoque que se merece. Luego continúe estableciendouna reunión para solo aborde ese tema y dé un ejemplo de cómo las reuniones separadas pueden ser beneficiosas ”.

¿Qué pasa si realmente no necesita estar en la reunión que tiene su jefe? ¿Hay alguna manera de optar por no participar? Para cancelar una reunión inútil, eso requiere alguien haciendo que su jefe se dé cuenta es inútil. Y eso es un asunto complicado.

Ostreicher dice que su padre le enseñó un enfoque directo sobre cómo optar por no participar en las reuniones: “Al principio de mi carrera, me reservaban tres veces en todo momento, yendo de una reunión a otra. Él me dijo: 'Solo di que no. 'No les dije directamente que no, pero sí aprendí a hacer la pregunta,' ¿Cuál es la agenda de esta reunión? 'Ahí es donde aprendí que la mayoría de las veces la gente no había pensado en esto.papel para poder asegurarme de ser el más eficaz? '”

Ostreicher dice que a menudo es posible que descubras que te han invitado solo como cortesía, por lo que no necesitas estar allí. Pero si fue una reunión crucial y se prolongó durante dos horas, aconseja, pregunta en qué partede la reunión para la que se le necesita. "A veces, eso da como resultado: 'Lo colocaremos en la parte superior para que pueda venir y participar en la parte que necesita'"

De esta manera nunca suenas como un idiota que no está comprometido con la causa. Suenas eficiente.

Por supuesto, algunos jefes usan las reuniones para hacer cumplir la puntualidad y la asistencia. ¿Y luego qué?

"Si no me utilizan en un momento, estoy haciendo otra cosa en mi computadora portátil", dice Ostreicher. "Entonces, si no hay una política que prohíba tener dispositivos electrónicos, traiga trabajo. Lo llevo a todas las reuniones porque ustednunca se sabe cuándo no es su tiempo y no se está utilizando. Sea eficiente y haga algo más. Si le piden que se presente a tiempo y no lo necesitan, entonces está en su derecho ".

Todavía intenta divertirte

Se necesitan muchas reuniones. Por necesarias, me refiero a inevitables, pero a veces también importantes. Hay nuevas políticas, grandes cambios y trabajo real que deben ser estratégicos antes de que se hagan. Las ideas son valiosas y pueden ser difíciles de conseguir.en soledad. La gente tiende a colaborar y a intercambiar ideas para resolver problemas. Las evaluaciones de trabajo y desempeño son mucho mejores en persona.

dicho eso, gente debería trata de hacer que las reuniones sean más tolerables e incluso divertidas: café, bagels gratis, extravagantes bolas antiestrés, lo que sea necesario. Pero también, todos somos adultos aquí. ¡La vida significa ir a algunas jodidas reuniones! Lo mejor que puedes hacer esdescubra cómo dar un buen encuentro en lugar de mantenerlo como rehén.

¿Qué más puedes hacer?

En gran parte, solo tiene que estar presente a menos que esté en una reunión en la que apenas se nota que no presta atención. Los consejos existentes le dirán que simplemente aguante la reunión practicando algo en su propia cabeza: atención plena, respiración, habilidades para escuchar, elaborar su novela. Pero este tipo de cosas son literalmente por qué la mayoría de las reuniones son improductivas .

Entonces, en parte, para mejorar la reunión, debe prestar mucha atención a lo que está sucediendo. "Se debe exigir a los asistentes a la reunión que estén presentes", dice Barrington. "Simple. Sin dispositivos electrónicos, a menos que [sean]solía compartir algo con todo el equipo ".

Si todo lo demás falla

Un último método consiste en decirle a su jefe que ha estado leyendo sobre cómo piratear reuniones. "Dígales que le encantaría probar una o dos de las técnicas y luego ver cómo responde", Barrington.dice. "Si están abiertos, comparta algunas ideas con ellos o pídales que lean Pat Lencioni La ventaja o Muerte por reunión . ”

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