Si colabora con frecuencia con colegas, asista a un club de lectura o incluso reúnase con amigos para beber grandes cantidades de cerveza y conversar fútbol de fantasía , lo más probable es que estas reuniones se descarrilen repetidamente por completo y por completo, especialmente cuando su grupo está en el lado más grande. Aquí es donde lo legendario Regla de siete , que sugiere nunca invitar a más de siete personas a una reunión, supuestamente proporciona una solución. El decreto afirma que limitar las reuniones a siete personas hace que tomar una decisión sea mucho, mucho más simple, porque hay menos cocineros en la cocina, por lo quehablar, lo que ejerce menos presión sobre nuestros cerebros individuales y comunales. Pero, ¿es esta solo otra regla oscura concebida por algún gurú empresarial autoproclamado, o no es más de siete en realidad el número mágico para reuniones exitosas?
“ En general, les digo a los líderes que es más una Regla de los ocho, pero siete es lo suficientemente cercano ”, dice Richard Lent, cofundador de Reunión de resultados y autor de Liderar grandes reuniones: cómo estructurar la suya para el éxito . “En cualquier caso más allá de ese tamaño, es necesario planificar para mantener a todos comprometidos con el trabajo de la reunión”. Como explica en su libro, “En grupos de siete, ocho o más, las personas sienten que hay poca 'tiempo de aire 'para que contribuyan, y comienzan a ocupar su tiempo de otras formas ”.
De hecho, la Regla de los Siete se basa en este fenómeno básico. En 1956, mientras realizaba una investigación sobre la memoria humana, el profesor de Harvard George Miller observado que los humanos solo pueden tener siete objetos en su memoria a corto plazo en un momento dado, por lo que tiene sentido que las personas comiencen a desconectarse cuando demasiadas personas están interviniendo con pensamientos únicos durante una reunión.
Por lo tanto, si debe tener una reunión grande, la Cuaresma recomienda dividirse en grupos más pequeños dentro esa reunión, una táctica que me explica con un extracto de su libro: “Cada persona puede hablar en un grupo pequeño, y esa discusión luego se resume en un informe para todo el grupo”, escribe.Una estructura de este tipo se puede configurar rápidamente sin cambiadores ni sillas y se puede hacer de manera que se administre el tiempo de manera eficiente. Puede parecer un proceso muy natural, que de hecho lo es ”.
La Cuaresma dice que los líderes de la reunión deben alentar a cada uno de estos grupos, mientras discuten, a responder tres preguntas de reacción principales como "una forma de obtener reacciones más equilibradas a alguna propuesta y reducir la tendencia a centrarse en los aspectos negativos". Las preguntas específicasestán:
- ¿Qué le gusta de este plan?
- ¿Dónde necesita más información?
- ¿Dónde tiene preocupaciones?
Una vez que cada grupo pequeño ha tenido la oportunidad de discutir el tema en cuestión y abordar esas preguntas, la Cuaresma recomienda realizar una ronda, que “implica dar a cada persona un breve turno para hablar sobre el tema sin interrupciones”.esto ayuda a que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos, les permite a cada persona sentir como si tuvieran algo que decir en el consenso, en lugar de simplemente verse obligados a estar de acuerdo con lo que los líderes de la reunión finalmente decidan.
experto en recursos humanos Staci McIntosh tiene sentimientos similares sobre la Regla de los Siete y cómo navegar en reuniones más grandes ". La Regla de los Siete es una buena teoría que tiene cierto sentido lógico ", dice." Pero no es realista en todas las situaciones. He pasado 30 años en cuatro organizaciones diferentes y rara vez he visto que se siga ".el consejo brindado anteriormente por la Cuaresma, sugiere: "Utilice herramientas de seguimiento de reuniones, como un escriba, una agenda o una pizarra, para que todos sepan lo que está sucediendo en ese momento", y "siempre tenga una agenda que indique claramente, en la parte superior,qué se logrará en la reunión ".
Todo esto, por supuesto, es un medio muy calculado de mantener una reunión en el buen camino y al grano. Sin embargo, para otra perspectiva, también hablé con Timm Woods , un maestro de juegos profesional que una vez escribió una tesis sobre la superposición entre educación y juegos de rol, como Mazmorras y dragones . Woods menciona la belleza de quizás adoptar un enfoque más relajado para las reuniones y los juegos, lo que, según él, es especialmente importante cuando hay toneladas y toneladas de personas involucradas. “Lo que observo es que cuando se trata de un grupo de cuatroo incluso tres jugadores, llegan a soluciones muy, muy rápidamente ", dice." Lo que es interesante es que cuando tienes siete o más personas, de repente, la planificación se empantana mucho más. Creo que, en unjuego, eso hace que las cosas sean más interesantes de alguna manera ".
“Parte de qué Mazmorras y dragones casi un modelo para las personas es cómo, cuando tienes cuatro aventureros, es una buena reunión ", continúa Woods." Cuando tienes ocho aventureros, es una reunión difícil en ese momento, y todavía juegas, pero juegas dentro de ese contexto. ”
La sugerencia aquí es que, incluso cuando hay demasiadas personas involucradas en una reunión, todas las cuales están lanzando pensamientos, si sigue la corriente, algunas ideas geniales aún saldrán a la superficie. “Lo que he llegado a observar a lo largo de los años es que, cada vez que empujo las cosas hacia adelante, parece que estoy tomando el control y hablo mucho”, explica Woods. “Pero escuchar es tan instrumental y gastogran parte de mi tiempo no solo escuchando lo que dicen los jugadores, sino cómo lo dicen. La habilidad subestimada, si lo fuera Mazmorras y dragones , yo lo llamaría insight, es la capacidad de leer la habitación. Es muy instrumental ".
Con ese fin, cuando la sala haya tenido suficiente del asunto en cuestión o incluso el objetivo de la reunión, tal vez considere pasar a otra cosa. "No se trata solo de leer el material", enfatiza Woods. "Silas personas llegan a esta reunión frustradas por algo que sucedió antes, entonces van a tener una confrontación. Así que, honestamente, es el momento equivocado para la reunión. Sin embargo, esa es más evidencia de por qué seis o menos es mejor, porque tienes mejores probabilidadesde alinear los niveles de energía e intereses de todos ".
Woods dice, sin embargo, que hay un par de cosas que puede hacer antes de una reunión para asegurarse de que todos se comporten de la mejor manera. "Si todo el mundo ha comido, nadie está de mal humor, todo el mundo ha tenido un buen día en el trabajo, entonces habrá una buena comunicación", explica. "Pero si no tenemos esas situaciones alineadas de antemano, una buena comunicación no lo es".va a suceder, y esta reunión o situación de juego va a hacer tal vez menos de lo que queremos ”. Oye, hay una razón por la que las grandes reuniones a menudo implican refrigerios.
Todo lo cual quiere decir, mientras mantiene sus grupos a menos de siete personas y toma acciones deliberadas para mantener sus reuniones en el camino correcto podría ser útil, en situaciones en las que nada de eso es posible, hágase como un maestro del juego: sea dinámico, manténgase de pie y nunca tema moverse en diferentes direcciones, permitiendo que los sentimientos de los grupos sean su guía. “Cuanta más gente tenga, más, como líder de la reunión, debe poder dar un paso atrásy hacer casi la meta-reunión ", dice Woods." En Mazmorras y dragones , decimos que está el juego, tienes que ir a matar al dragón, pero luego está el metajuego, que es, 'Bueno, podemos ir a hacer lo que queramos'. ¿Todos se están divirtiendo con esta búsqueda para matar?un dragón, ¿o quizás queremos hacer una historia diferente? "
"La reunión trata sobre el contexto", concluye Woods. "Pero también se trata del meta".
Ian Lecklitner
Ian Lecklitner es un escritor del personal de la revista MEL. Escribe principalmente sobre las cosas favoritas de todos: sexo, drogas y comida.
